Le carnet d’accueil, l’incontournable d’un accueil sans faille

Votre premier contact avec vos locataires est déterminant dans la bonne relation que vous allez établir avec eux. Cet échange doit être fluide, initier une relation de proximité et rassurer en même temps les locataires en leur fournissant toutes les informations dont ils ont besoin. Pour cela, vous devez absolument mettre à leur disposition un carnet d’accueil regroupant tout ce qu’ils doivent savoir pour faire de leur séjour une vraie réussite. A consulter en votre présence, mais surtout dans l’intimité de leur séjour.
Mettre à disposition un carnet d’accueil soigneusement préparé vous permet à vous aussi une vraie tranquillité d’esprit. Ayant anticipé la plupart des questions posées habituellement par vos locataires, vous ne serez ainsi « dérangé » que dans de rares cas très particuliers et vous saurez que vos vacanciers connaissent bien toutes les règles à respecter.

Le carnet d’accueil est donc un outil incontournable pour un accueil sans faille. Bien présenté et étoffé, il donne une bonne image de votre location dès le départ et met ainsi le locataire dans un bon état d’esprit pour passer un excellent séjour. A condition bien entendu que ce guide spécial anticipe efficacement toutes les attentes de vos locataires…

Le contenu obligatoire d’un carnet d’accueil efficace

Afin de faire grandir l’impatience de votre locataire et d’anticiper ses questionnements, il est recommandé de lui faire parvenir votre guide d’accueil en amont de son séjour par email en format protégé (ex. document Word converti au format PDF). Vous pourrez ainsi indiquer de manière utile dans votre carnet un certain nombre d’informations indispensables comme :
– L’accès au logement (tout pour vous rejoindre, cartes, indications routières, distances…)
– Le déroulement des aspects administratifs (caution, ménage, taxe de séjour, heures d’arrivée et de départ…).
Ce sont des éléments que vous aurez normalement discutés au préalable, mais qu’il est bon de rappeler pour que le locataire n’ait aucun doute avant et lors de son séjour.

Côté pratique, les locataires attendent également trois informations très utiles :
– La liste des équipements du logement (mobilier, vaisselle, literie, high-tech…)
– Le code wifi
– Les manuels d’utilisation des appareils électroménagers

En complément, il est intéressant, pour vos locataires comme pour vous, de rappeler les règles de vie du logement (fumeur/non-fumeur, animaux, respect du voisinage, droit d’utiliser les jouets des enfants, souhait d’arrosage de vos plantes, ramassage des ordures…). N’hésitez d’ailleurs pas y faire référence le jour d’arrivée de vos locataires. Tout le monde sera ainsi informé que ces règles existent et doivent être appliquées.

Et bien entendu, vous devez faire figurer dans votre carnet d’accueil toutes les informations qui rendront le séjour des vacanciers plus pratique et fluide :
– Informations pratiques (supermarchés, station-service, boulangerie, poste…)
– Informations d’urgence et de santé (médecin, n° centre antipoison, pharmacie, n° de la pharmacie ou du médecin de garde, hôpital le plus proche…)
– Informations touristiques (conseils de visite, dépliants, cartes touristiques…)

L’important est que votre locataire ait à sa disposition toutes les informations dont il a besoin et qu’il sache où les trouver. Ce guide d’accueil doit être son 1^er réflexe. Prenez donc bien le temps de lui présenter la version papier à son arrivée. La richesse de son contenu doit l’impressionner et démontrer votre capacité à tout anticiper !

Pour vous aider à créer un carnet d’accueil complet et qui séduira à coup sûr vos locataires, téléchargez tout de suite ce modèle gratuit que vous pouvez réutiliser très facilement !

Les petits « plus » vraiment appréciés des locataires

Vous pouvez faire de ce carnet d’accueil un document chaleureux, très complet, qui traduira votre conception de l’accueil et séduira vos locataires par toutes les informations qu’ils y trouveront et par ce lien qu’il va générer entre eux et vous.

N’hésitez pas à commencer votre carnet par une petite introduction de votre main (mot d’accueil personnel) avec votre photo, en rappelant tout de suite votre numéro de téléphone direct, pour créer le contact et montrer votre disponibilité.

Complétez les informations classiques avec des éléments moins fréquents mais qui seront grandement appréciés de vos locataires, comme :
– Le plan du logement avec le compteur électrique et les arrivées d’eau
– Vos recommandations personnelles sur ce qu’il faut faire dans la région
– Les visites insolites de votre secteur géographique (pour changer de l’ordinaire)
– Votre avis personnel sur les bons restaurants du coin (et les plats locaux recommandés)
– Des réductions négociées avec les commerçants de la région (restaurants, magasins de souvenir, activités…)

Repensez à toutes les questions qu’ont pu vous poser vos précédents locataires et aux demandes spécifiques à votre location. Faites évoluer ce carnet d’accueil au fil du temps et enrichissez-le du retour d’expérience de vos locataires…

*Cédric Génin est expert du Marketing de la location saisonnière. Auteur, formateur, coach et conférencier, il est rédacteur en chef du site CommentLouerPlus.fr. Créateur de plusieurs méthodes de vente dédiées à la location saisonnière, il accompagne les propriétaires (gîtes, meublés de tourisme, chambres d’hôtes…), dans tout le monde francophone, pour booster leur taux d’occupation à l’année.