Location saisonnière : pourquoi tenir un planning à jour ?

S’il est aussi important de tenir un planning pour votre location saisonnière, c’est en premier lieu parce que cela va vous faciliter la vie : la haute saison arrive à grand pas, et avec elle, les pluies de demandes de réservation. En tenant à jour un planning, vous aurez de la visibilité sur votre été. Vous saurez en effet qui arrive quand, à quelle heure, qui repart quand, quand prévoir les moments de ménage entre chaque vacancier, savoir quand encaisser les dépôts de garantie de chacun et quand envoyer le contrat de location saisonnière, etc.
En tenant un planning à jour, vous aurez également une idée de votre chiffre d’affaires de cette saison.
Vous pourrez également vous organiser de votre côté afin de pouvoir partir en vacances : en ayant une visibilité sur les dates de location de votre bien, vous pouvez bloquer vos congés au moment où la location sera vide si vous souhaitez l’utiliser (n’oubliez de bien inscrire que ces dates ne sont pas disponibles sur votre site ou sur les sites de location saisonnière que vous utilisez !), ou prévoir d’avoir recours à une tierce personne lorsque vous serez absent.

Quel outil utiliser pour votre planning de location saisonnière ?

Il y a plusieurs manières de tenir à jour le planning estival de votre location saisonnière. Tout d’abord, vous pouvez opter pour un planning synchronisé sur votre compte SeLoger vacances ou Amivac. Cependant, si vous utilisez votre propre site, ou même plusieurs sites pour louer votre bien à différents vacanciers, il sera plus judicieux de tenir un calendrier à part, afin de ne pas oublier une réservation. Pour cela, vous pouvez utiliser des outils tels que Excel, Google Sheets, Google Calendar ou le calendrier synchronisé de votre boîte mail, qu’elle soit celle d’Apple, de Google ou de Microsoft.
Vous avez le choix entre de nombreuses options. Cependant, il sera difficile pour vous de synchroniser tous les plannings des différents sites si jamais vous en utilisez plusieurs pour vos vacances. Vous devrez donc opter pour un support que vous gérerez manuellement. Cela peut être un logiciel ou un support papier, en fonction de ce que vous maîtrisez le mieux !

Comment mettre à jour votre planning ?

Ce que nous vous conseillons, c’est surtout de vous montrer réactif et de récolter le maximum d’information à propos des réservations de vos vacanciers : dès que vous avez une demande de réservation, regardez dès que vous le pouvez vos disponibilités afin de confirmer ou infirmer la demande des vacanciers. Si vous attendez trop, ceux-ci risquent de réserver ailleurs ! Pensez aussi à mettre à jour les disponibilités sur vos différents comptes sur les sites de location saisonnière une fois que les dates sont bookées.
Pensez également à demander à vos hôtes leur heure prévue d’arrivée afin de pouvoir anticiper les besoins de ceux-ci, mais également pour remettre le bien en état et y faire le ménage en attendant l’arrivée des prochains vacanciers.
Arrangez-vous également pour savoir quand ceux-ci peuvent vous envoyer leur exemplaire du contrat de location saisonnière signée et le chèque de caution. Ainsi, vous saurez exactement quels hôtes ont complété leurs réservations, à qui vous devrez demander ces documents au moment de leur arrivée dans les lieux, etc.
Pensez que vous pouvez tout à faire utiliser le planning également comme un pense-bête : créez des codes couleurs pour vous rappeler qui a une réservation complète, qui n’a pas encore payé la totalité de sa réservation etc.
Il vous faudra être rigoureux dans cet exercice, en particulier pour la location de cet été, afin de ne pas proposer de mauvaises dates à des vacanciers, voire de louer à deux familles différentes !
Ce pan de votre activité va être en revanche chronophage, en particulier si vous utilisez plusieurs supports (votre site, SeLoger vacances, Amivac, votre page Instagram…) pour prendre les réservations de votre bien loué de manière saisonnière ou si vous avez plusieurs logements. Si vous avez envie de profiter de votre été et de ne pas vous charger de cette tâche, pensez à déléguer la gestion de votre location saisonnière à une agence spécialisée ou à un concierge.